会议策划执行前的准备流程和注意事项

日期:2017-09-18 10:11  来源www.honqc.com

近年来,国内大型会议活动执行数量众多,会议行业蓬勃发展,会议活动策划执行质量却难以保证,现场突发状况频现,漏洞常在。那么,怎样做才能保证一场活动的顺利执行呢?
弘强策划作为一个富有多年会议策划经验的活动策划专家,将会根据以往的活动策划执行经验,分享一下活动执行前的准备流程和注意事项。
做一场专业的活动前,需要有一套完善的活动执行方案和活动执行手册。这两份文档将会明确活动执行的方向、流程、细节及注意事项。因为现场随时可能会出现意外情况,因此最好提前预想好意外及相应的应急对策。
在活动搭建及活动准备的时候,需要注意三个部分:客户、场地方和内部协调。
 
1、客户经常会有源源不断的新想法,因此需要工作人员的应变能力高,并且要尽量满足客户的需求,无论现场情况有多困难,都要尽力想方法解决。所有需要确认的东西,都要找到客户的话事人确认,如有必要,例如增项和大部分修改,需要与客户签订确认函。
东莞会议策划
2、场地方的选择与沟通。活动开始前,一定要尽最大努力让场地方完全配合此次活动,包括时间、现场布置以及活动搭建调整等事项。
在场地的选择上,需要考虑以下两点:
一方面要考虑场地的品味和格调,看是否与发布会的内容保持统一。
另一方面要考虑实用性与方便性,会议厅的容纳人数是否能满足发布会的需求,发布会需要的设备是否齐全,交通是否便利,泊车是否方便。
现场布置需要注意的地方:
(1)背景布置。背景板颜色、字体是否美观大方,颜色可以企业VI为基准。
(2)酒店外围布置。酒店是否允许飘空气球,是否可以设置横幅、拱形门等
(3)相关设备要在发布会开始前反复调试,保证活动过程不出故障。
 
3、内部沟通协调。活动前的项目安排必须要有明确的现场分工,要保证信息沟通顺畅,配合默契。活动正式开始之前,总统筹需要把控好每个环节,特别是物料、搭建和活动流程。要保证物料和搭建全部按计划到位,反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排,保护活动流程顺畅无差错。
掌握好会议策划执行前的准备流程和注意事项,就能对活动执行更有把握,让整个活动的流程更加顺畅。