会议策划之目标、主题、形式、规模及发言策划

日期:2017-12-15 14:12  来源www.honqc.com

  一、 会议目标策划

  会议的目标是会议组织者的期望,而会议的任务则是在目标统帅下所要完成的具体工作。策划一个会议,无论其规模大小、类型如何,首先需要做的就是设立会议目的、明确会议定位。因为第一,会议的目标是会议的终极目的,是会议各项工作的指挥棒。第二,会议的目标和任务制约会议的议题和议程,决定会议的性质,影响会议的方式,引导会议的结果。第三,会议的目标是会议的总结与评估的基本衡量指标。

  因此,作为会议策划人员,首先要明确会议目标、了解会议的定位。确定会议目标和任务就是要解决为什么开会这一最基本的问题,开会只不过是实现组织者目标和期望的手段而已。目标清晰、任务明确,会议才能发挥应有的功能。会议目标和任务策划的要求如下:提出的目标和任务要明确;实现目标和完成任务的时机和条件要成熟;处理好目标层次之间的关系;处理好总目标与具体目标之问的关系;处理好主要目标和次要目标之间的关系。

  二、 会议主题策划

  会议的主题就好比一般产品的核心利益一样。主题是否具有吸引力,是否符合受众的心理,是否切合当今的政治、经济形势等,都关乎会议的成败。那么,如何找准并确定一个好的会议主题呢?

  首先,可以考虑一些社会热点问题和事件,以之为题。社会热点问题和事件是社会大众都关心和谈论的,人们都想对相关问题和事件了解得更多,如果主办方能召集问题或事件的相关人员进行深度访谈或讨论,并将内容、结果及时告知大众,将会引起较大的轰动效应。此时,会议也容易取得成功。

  三、会议形式策划

  会议目标策划是解决为什么开会的问题,会议主题策划是解决开什么会的问题,而会议形式策划解决的是开什么样的会的问题。会议形式策划一般要考虑以下因素:会议的目标任务因素、会议的职权和主办权因素、会议的功能因素。会议形式和会议类型是相互联系的。一般来说,会议形式服从于会议类型,即一旦确定了举行何种类型的会议,会议形式就应当与之相适应。会议形式策划除了要考虑会议类型策划的各项因素外,还要考虑座位格局因素、会场装饰因素、技术手段因素等。

会议策划

  四、会议规模策划

  (一)会议对象

  邀请哪些对象参加会议,这既是会议领导者的职权,也是涉及对象的法定权利,同时又关系到会议形象和会议目标能否顺利实现的问题,因此要特别慎重。会议对象的策划要做到:一是具有合法性,即会议对象的确定必须符合法律、规章以及组织章程、议事规则的有关规定;二是具有必要性,即强调(明确)哪些对象必须或者应当参加会议,可以根据会议的目的、议题、会议的类型和功能、会议的公关需要等来确定对象;三是具有明确性,即对象的职务或级别明确、对象资格明确;四是具有代表性,代表大会、调查会等应当充分考虑参加对象的代表性。

  (二)会议规模策划

  东莞会议规模的策划有两层含义:一是指会议组织存在的时间,存在的时间越长,规模就越大;二是指会议占有的空间,包括动用的人和物的总和,动用的人员和物资越多,规模就越大。一般来说,决定会议的规模的主要因素是动用的人员,其中又以参加会议的总人数为主要依据。

  五、会议发言策划

  发言是会议交流消息的主要方式,也是会议活动区别于其他活动样式的特有方式。不仅仅主要发言人重要,每一个发言人都非常重要。因为发言人中有一个演讲失败,那与会者恐怕记住最多的是这个失败的发言人。所以,会议策划人员在挑选发言人时必须格外谨慎。

东莞会议策划

  (一)发言人的挑选

  1.确定发言人人数

  挑选发言人的工作从当初制定会议的目的和目标的那一刻就开始了。不同的会议对发言人的数量和类型的要求是不同的,对于有全体大会和很多分会的论坛来讲,要求的发言人人数是比较多的。

  2.确定发言人类型

  发言人一般有职业发言人和志愿发言人两种。大多数的协会和非营利性机构都没有足够的预算去邀请职业发言人作为会议的全部发言人。它们经常会邀请业内领袖或协会会员作为发言人。一些财力雄厚的大公司或大型协会则经常邀请职业演讲人。

  3.调查发言人资料

  初步选定演讲人名单后,要对演讲人的资格进行一些调查。许多专业演讲者都备有一个资料袋,内有自己的简历、资格证书和推荐信,有的还有演讲片段样带。

  (二)发言人的确认

  发言人一旦确定,你就要立刻和他们沟通并保持联系。首先向他们发出邀请信,介绍你是谁、你代表什么机构、与会人员有哪些,告知他们你的会议日期和安排以及你的想法等所有相关事项。从这时起,演讲人和你之间将会有一系列的联系,他们将就演讲费、交通安排、住宿、机场接送、餐饮开支以及损失赔偿等相关事项和你进行协商。

  在所有事项协商完毕后,按惯例你要发一封确认信,表明双方已经达成协议。同时,在确认信里再一次介绍一下你所策划的会议和组织机构也是一种明智的做法。

  (三)发言人策划注意要点

  会议发言策划需要注意:一是发言应符合会议的目标和议题;二是尊重与会者的发言权;三是精选发言的内容;四是注重发言人的能力素质;五是照顾发言人的代表性;六是控制发言人数;七是限制发言时间;八是合理安排发言顺序。

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